பணி மின்னஞ்சல்களில் அதிக நிபுணத்துவம் பெறுவதற்கான 3 உதவிக்குறிப்புகள்

நவீன சகாப்தத்தில், உங்கள் வேலைக்காக நீங்கள் சக பணியாளர்கள், முதலாளிகள், வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் பலருக்கு மின்னஞ்சல்களை அனுப்ப வேண்டியிருக்கும்.

உங்கள் மின்னஞ்சல்கள் எளிய செய்திகள் அல்ல; ஒரு தொழில்முறை பணியாளராக நீங்கள் யார் என்பதை இது குறிக்கிறது. எனவே, நீங்கள் அனுப்பிய ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் நன்கு எழுதப்பட்டதாகவும் படிக்க எளிதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய வேண்டும்.

உங்கள் நிறுவனம் மைக்ரோசாஃப்ட் அவுட்லுக் போன்ற ஒரு குறிப்பிட்ட திட்டத்தைப் பயன்படுத்தினால், எப்படி விண்ணப்பிப்பது என்பதை நீங்கள் அறிய விரும்பலாம் செய்தி வடிவமைத்தல் . செய்தி அனுப்புவதற்கு நீங்கள் பயன்படுத்தும் தளத்தைப் பொருட்படுத்தாமல், உங்கள் மின்னஞ்சலில் அனுப்பு என்பதைக் கிளிக் செய்வதற்கு முன் நீங்கள் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டிய பல்வேறு அத்தியாவசிய குறிப்புகள் உள்ளன.

தொழில்முறை துறையில் செயல்படுவது எவருக்கும் சவாலாக இருக்கலாம், ஆனால் குறிப்பாக மனநோய் அல்லது பிற மனநல கவலைகளின் அறிகுறிகளை நிர்வகிப்பவர்களுக்கு.

அதிர்ஷ்டவசமாக, இந்த அழுத்தங்களை நிர்வகிக்கவும், நல்ல சமாளிக்கும் வழிமுறைகளை உருவாக்கவும், உங்கள் உணர்வுகளைப் பகிர்ந்து கொள்ளவும் உதவும் பல கருவிகள் ஆன்லைனில் உள்ளன. இங்கே கிளிக் செய்யவும் தேவைப்பட்டால், மேலும் நுண்ணறிவு மற்றும் சிகிச்சைக்கான அணுகலை வழங்கக்கூடிய கூடுதல் தகவல் மற்றும் கட்டுரைகளுக்கு.

உங்கள் பணி மின்னஞ்சல்களை சரிபார்க்கவும்

உங்கள் வசம் உள்ள மிக முக்கியமான மற்றும் மதிப்புமிக்க கருவி சரிபார்த்தல் ஆகும். உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்புவது பற்றி யோசிப்பதற்கு முன், ஒரு முக்கியமான கேள்வியைக் கவனியுங்கள்: உங்கள் மின்னஞ்சல் இலக்கண மற்றும் தர்க்கரீதியான அர்த்தத்தை அளிக்கிறதா?

மின்னஞ்சலின் முன்பே கட்டமைக்கப்பட்ட எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பைப் பயன்படுத்தி, ஏதேனும் இலக்கணப் பிழைகள் உள்ளதா எனச் சரிபார்க்கவும். உங்கள் எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பதில் சந்தேகம் இருந்தால், வெளிப்புற ஆதாரங்களைப் பயன்படுத்த பயப்பட வேண்டாம் (ஆன்லைன் அகராதி போன்றவை).

கவனிக்க வேண்டிய பிற இலக்கணப் பிழைகள் பின்வருமாறு:

• பெரிய எழுத்துக்களின் தவறான பயன்பாடு
• நிறுத்தற்குறிகளின் தவறான பயன்பாடு (காற்புள்ளிகள், அரைப்புள்ளிகள் போன்றவை)
• தொழில்முறை அமைப்பிற்கான பொருத்தமற்ற எழுத்து நடை மற்றும் தொனி
• முறையான பெயர்ச்சொற்களின் தவறான பயன்பாடு - இது மற்றவர்களிடம் பேசும் போது மிகவும் முக்கியமானது; முக்கியமான ஒருவரின் (அல்லது ஏதாவது) பெயரை தவறாக எழுதுவதை விட சில விஷயங்கள் சங்கடமானவை!

உங்கள் மின்னஞ்சல் தயாரானதும், அது அர்த்தமுள்ளதா என்பதைப் பார்க்க அதை உரக்கப் படிக்கவும். சில நேரங்களில், ஒரு வாக்கியம் 'முடக்கப்பட்டது' என்பதை அதன் ஒலியின் மூலம் நீங்கள் சொல்லலாம்.

அங்கிருந்து, மின்னஞ்சலின் ஒட்டுமொத்த ஓட்டம் சீரானதா என்பதை உறுதிப்படுத்த, நீங்கள் எந்த திருத்தங்களையும் செய்யலாம்.

கடைசியாக, உங்களுக்கு நேரம் இருந்தால், மின்னஞ்சலை வரைவாகச் சேமித்து, அதிலிருந்து விலகிச் செல்லவும். உங்கள் உடனடி நண்பர்கள் அல்லது குடும்பத்தினர் ஏதேனும் பிழைகளைக் கண்டதா என்பதைப் பார்க்க உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படிக்கும்படி கேட்கலாம்.

உங்கள் செய்தியில் உள்ள அனைத்தையும் உங்களால் முடிந்தவரை சரிபார்த்து, மறுபரிசீலனை செய்துள்ளீர்கள் என்று நீங்கள் நம்பிக்கையுடன் உணர்ந்தால், 'அனுப்பு' என்பதைத் தட்டுவது மட்டுமே ஒரு நல்ல கட்டைவிரல் விதி.

ஹோலா நெட்ஃபிக்ஸ் வேலை செய்யவில்லை

பணி மின்னஞ்சல்களில் சுருக்கமாக இருங்கள்

உங்கள் நிறுவனத்தில் உள்ள ஒவ்வொருவருக்கும் அவர்களின் பொறுப்புகள் உள்ளன, எனவே சுருக்கமான மின்னஞ்சல்களை உருவாக்குவதன் மூலம் அவர்களின் நேரத்தை மதிக்க உதவியாக இருக்கும். அவற்றை சுருக்கமாகவும், இனிமையாகவும், புள்ளியாகவும் மாற்றுவதன் மூலம், தெளிவான பதிலை உடனடியாகப் பெற்று, உங்கள் நாளைத் தொடரலாம்.

முதலில், உங்கள் செய்திகளில் குறுகிய, எளிதில் புரிந்துகொள்ளக்கூடிய பத்திகள் உள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். உண்மையில், ஒவ்வொரு பத்தியும் இரண்டு வாக்கியங்களுக்கு மேல் இருக்க வேண்டியதில்லை.

உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு நீங்கள் பல முழு நீள பத்திகளை எழுத வேண்டும் என்று வைத்துக்கொள்வோம். அப்படியானால், குழப்பம் மற்றும் தவறான தகவல்தொடர்பு ஆகியவற்றைக் குறைக்க நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும் நபருடன் நேரில் சந்திப்பதைத் திட்டமிடலாம்.

உங்கள் பத்திகள் ஒவ்வொன்றும் தொடர்புடைய தகவல்களை மட்டுமே உள்ளடக்கியிருப்பதை உறுதிசெய்யவும். உங்கள் பெறுநருக்கு உங்கள் செய்தியைப் புரிந்துகொள்ள உதவும் சிறிய விவரங்களைச் சேர்ப்பது கவர்ச்சிகரமானது, ஆனால் அந்தச் சேர்க்கைகளைக் குறைத்து, குறுகிய மற்றும் நேரடியான மின்னஞ்சலை நீங்கள் உருவாக்கலாம்.

இந்த வகையான செய்திகள் பெரும்பாலும் வாசகருக்குப் புரிந்துகொள்வதற்கு மிகவும் எளிதாக இருக்கும், மேலும் நீங்கள் பெறுபவர்கள் தேவைப்பட்டால் பதில் கேள்விகளைக் கேட்கலாம்.

சுருக்கமான மொழியைப் பயன்படுத்துவதற்கான மற்றொரு பயனுள்ள வழி, 'இருக்க' வினைச்சொற்களில் எச்சரிக்கையாக இருப்பது. உதாரணமாக, 'நான் ஒரு அறிக்கையை அனுப்ப விரும்புகிறேன்' என்பது 'நான் ஒரு அறிக்கையை அனுப்புகிறேன்' என்று சுருக்கலாம்.

இந்தச் சூழ்நிலையில், நீங்கள் 'இருக்க வேண்டும்' என்ற வினைச்சொல்லை நீக்கிவிட்டு, அதைச் செயலில் உள்ள வினைச்சொல்லாக மாற்றுவீர்கள்.

மரியாதைக்குரிய தொனியில் எழுதுங்கள்

எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, உங்கள் செய்தியை மரியாதையுடன் தெரிவிக்கவும்.

பெறுநர் உங்களுடன் நேரடியாகப் பேசாததால், மின்னஞ்சலில் உள்ள ஆக்கிரமிப்பு சராசரி உணர்வுடன் தோன்றும். எதிர்மறையை நேர்மறையுடன் சமநிலைப்படுத்துவதன் மூலம், மோசமான செய்திகளை வழங்கும்போது கூட, இந்த தற்செயலான தொனியைத் தவிர்க்கலாம்.

உதாரணமாக, நீங்கள் ஒரு பணியாளரின் செயல்திறனை விமர்சிக்க விரும்பினால், நேர்மறையான ஒன்றைச் சொல்லி வாக்கியத்தைத் தொடங்கி உங்கள் விமர்சனத்துடன் முடிக்கலாம்.

கூடுதலாக, 'ஆனால்' பயன்படுத்துவதை தவிர்க்கவும் . இது வாக்கியத்தின் முதல் பாதியை நிராகரிக்கிறது, எனவே நீங்கள் நேர்மறையான ஒன்றைத் தொடங்கினாலும், 'ஆனால்' என்பது நீங்கள் நேர்மையற்றவர் என்று யாராவது நினைக்கலாம். எனவே, 'ஆனால்' என்பதை 'மற்றும்' உடன் மாற்றவும், இதனால் இரண்டு அறிக்கைகளும் உண்மையாக இருக்கும்.

உங்கள் செய்தியின் முடிவில் ஒரு சிறிய கையொப்பத்தைச் சேர்ப்பது குறித்தும் நீங்கள் சிந்திக்கலாம். இந்த கையொப்பங்கள் முக்கியமான தொடர்பு மற்றும் தனிப்பட்ட தகவலை உங்கள் பெறுநருக்கு தெரிவிக்க உதவும்.

நீங்கள் விரும்பினால், உங்கள் மின்னஞ்சல் அமைப்புகளுக்குச் சென்று, உங்கள் பெயர், தொடர்பு தொலைபேசி எண் மற்றும் நீங்கள் இணைந்திருக்கும் பிற தளங்களை உள்ளடக்கிய கையொப்பத்தை அமைக்கவும்.

உங்கள் நிறுவனத்தில் லோகோ இருந்தால், உங்கள் கையொப்பத்தின் ஒரு பகுதியாக காட்சியை இணைப்பதை நீங்கள் பரிசீலிக்கலாம். இதன் விளைவாக, ஒரு மரியாதைக்குரிய தொனியை பராமரிக்கும் ஒரு மின்னஞ்சல், தொழில்முறை போல் தெரிகிறது.

முடிவுரை

நினைவில் கொள்ள வேண்டிய ஒரு முக்கிய அம்சம் என்னவென்றால், அதிக சாதாரண மின்னஞ்சல்களில் கூட, உங்கள் திறனுக்கு ஏற்ற வகையில் குறுகிய, சுருக்கமான மற்றும் பிழையற்ற செய்திகளை உருவாக்குவது. அவ்வாறு செய்வதன் மூலம், உங்கள் முதலாளியை நீங்கள் மதிக்கிறீர்கள் என்பதைக் காண்பிப்பீர்கள், மேலும் மற்றவர்கள் உங்களைப் பார்க்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்பும் தொழில்முறை என்று நீங்களே சொல்லிக் கொள்கிறீர்கள்.